Welche Leistungsphasen nach AHO gibt es?

Die Ausgangslage

Wenn Sie als Vertreter des Bauherrn im Unternehmen mit der Aufgabe betraut wurden, den Neu- oder Umbau eines Firmengebäudes zu koordinieren, dann werden Sie als der neu gekürte Projektleiter von einem Tag auf den anderen mit Aufgaben überladen, die nicht zum normalen Business gehören, die für Sie neu und artfremd sind. Angefangen bei der Definition der Projektziele sind Sie außerdem dafür zuständig, die Finanzierung sicherzustellen, Planungs- und Bauleistungen an Architekten, Ingenieure, Bauunternehmen und andere Fachleute zu vergeben und das Projekt kontinuierlich zu überwachen. Sie müssen sicherstellen, dass sich die Projektziele des Unternehmens in einer Nutzerspezifikation und letztlich in der Aufgabenstellung alle Beteiligten - das sind zwischen 25 und 30 Beteiligten nur im Planungsprozess – wiederfinden. Wo fängt man an? Was ist wichtig? Welche Fragen müssen überhaupt beantwortet werden? Mit Blick auf den schier ins Unendliche wachsenden Aufgabenberg währt die Freude über die neue Aufgabe und das in Sie gestellte Vertrauen nur kurz, ja sie wechselt in eine gewisse Angst, was wohl dem Unternehmen widerfahren könnte, wenn einen die neue Aufgabe überfordert.

Aus diesem Grund gibt es die externe Dienstleistung einer Projektsteuerung. Das sind erfahrene und in komplexen Projekten erprobte Projektspezialisten, an die Sie alle Aufgaben delegieren können, die thematisch nicht zu Ihrem Kompetenzbereich zählen. Zusammen mit dem Projektsteuerer werden Sie als Projektleiter das Projektmanagement-Team für das Projekt bilden.

Der Projektsteuerer wird Ihr Projekt in Phasen gliedern – Phasen, die sich in der Projektabwicklung bewährt haben und dem Projekt eine erste grobe Struktur geben. Es ist daher gut, sich mit den Leistungsphasen nach AHO vertraut zu machen, um den Bauprozess in Gänze zu verstehen und professionell steuern zu können, damit die erfolgreiche Fertigstellung des Bauwerks im Kosten- und Terminrahmen gelingt.

Die Inhalte der Leistungsphasen 1-5 nach AHO

Die Leistungsphasen nach AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V.) orientieren sich an den typischen Abläufen von Bauprojekten, ähnlich wie die Leistungsphasen in der HOAI. Allerdings unterscheiden sich die AHO-Leistungsphasen inhaltlich deutlich von denen der HOAI. Das ist auch völlig logisch. Während sich in dien HOAI-Leistungsphasen die Inhalte der Planungsbeteiligten abbilden, reflektieren Die AHO-Leistungsphasen auf die Projektmanagementaufgaben, also auf die Aufgaben, die das bauherrenseitige Management leisten muss.

Ein weiterer, ganz maßgeblicher Unterschied ist, dass die Leistung des Projektsteuerers zeitlich deutlich vor den Leistungen des Planerteams beginnen muss. Schließlich geht es in der Phase 1, der Projektvorbereitung, vorrangig darum, die Grundlagen für die Arbeit des Planerteams zu schaffen.

Nachfolgend finden Sie aufgelistet die 5 Leistungsphasen (Projektphasen) der Projektsteuerung nach AHO und deren maßgebliche Inhalte:

Projektvorbereitung (Leistungsphase 1):

• Zieldefinition, Bedarfsermittlung und Klärung der Projektorganisation

• Festlegung der Projektziele (Kosten, Termine, Qualitäten)

• Nutzerbedarfsanalyse

• Aufbau eines Projektcontrollings

• Erstellen eines ersten Grobterminplans

• Aufbau eines Risikomanagements

• Aufbau eines Änderungs- und Nachtragsmanagements

• Ggf. Machbarkeitsanalyse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Businessplan

• ggf. Unterstützung beim Grundstückskauf

• Organisations- und Ablaufstrukturen für das Projekt festlegen

• Beratung und Auswahl Planer und Sachverständigenteam

• Unterstützung bei Verträgen für Planer und Sachverständige, Vergabeverhandlungen

maßgebliches Endergebnis: Belastbare und konsistente Anforderungen für das Planer-Team

Planung (Leistungsphase 2):

• Steuerung und Koordination der Planungsbeteiligten

• Prüfung von Entwürfen auf Übereinstimmung mit Projektzielen

• Terminüberwachung

• Projektcontrolling 

• Fortführung Risikomanagement

• Fortführung des Änderungs- und Nachtragsmanagements 

• Rechnungsfreigaben Planungsbeteiligte

• Problem-Bearbeitungen

Ausführungsvorbereitung (Leistungsphase 3):

• Beratung zur Vergabestruktur an Ausführungsfirmen

• Prüfen der Vergabeunterlagen auf Übereinstimmung mit den Projektzielen

• Durchführung von Vergabeverhandlungen mit Ausführungsfirmen

• Projektcontrolling

• Fortführung Risikomanagement

• Fortführung des Änderungs- und Nachtragsmanagements

• Unterstützung bei Verträgen für Ausführungsfirmen

• Rechnungsfreigaben Planungsbeteiligte

Ausführung (Leistungsphase 4):

• Steuerung und Überwachung der Bauausführung

• Prüfen der Ausführung auf Einhaltung der Projektziele

• Überprüfen der Objektüberwachung auf vollständige und fachlich fundierte Leistungserbringung 

• Projektcontrolling

• Fortführung Risikomanagement

• Fortführung des Änderungs- und Nachtragsmanagements

• Problembehandlungen

• Koordination der Abnahmen und Übergaben

• Rechnungsfreigaben Planer und Ausführungsfirmen

Projektabschluss (Leistungsphase 5):

• Sicherstellung der Dokumentation

• Überwachung der Mängelbeseitigung

• Schlussrechnungsfreigabe Planerteam und Ausführungsfirmen

• Abschluss der Kostenkontrolle

• Inbetriebnahme-Management

• Unterstützung des Facilitymanagements in der Startphase

• Nachbetrachtung des Projekts und Lessons Learned

In jeder Leistungsphase des Projektes muss der Projektsteuerer zudem 5 Handlungsbereiche bedienen. Das sind: 

1. Organisation, Information, Koordination und Dokumentation

2. Qualitäten und Quantitäten

3. Kosten und Finanzierung

4. Termine., Kapazitäten und Logistik

5. Verträge und Versicherungen

Ordnet man also jeder Leistungsphase nach AHO zusätzlich die 5 Handlungsbereiche zu, dann ergibt das eine Matrix von 25 Aufgabenfeldern, die jeweils 2 bis 8 Teilaufgaben beinhalten. Diese Teilaufgaben hier zu beschreiben, führt zu weit, gibt aber einen guten Eindruck, über den Umfang, den ein Projektmanagement eines komplexen Bauvorhabens zu leisten hat. Und diese Aufgaben haben allesamt nichts zu tun mit der Planungskoordination des leitenden Architekten. Heißt, jeder Projektleiter des Bauherrn ist gut beraten, die eigenen Möglichkeiten gut zu analysieren und sich frühzeitig für Unterstützung durch einen Projektsteuerer zu entscheiden.

Fazit

Jeder Projektleiter des Bauherrn ist gut beraten, die notwendigen Teilaufgaben eines Projektmanagements einmal zu analysieren. Die Beschäftigung mit den Inhalten der Leistungsphasen schafft Klarheit über das, was notwendig ist, schafft aber auch Klarheit, was selber geleistet werden kann und was nicht. Getan werden muss es in jedem Fall, wenn das Bauprojekt erfolgreich abgeschlossen werden soll. Der Verzicht auf Unterstützung durch ein professionelles Projektmanagement ist oft ursächlich für eskalierende Kosten und Termine.